社用車管理における免許証・車検・保険などの有効期限管理で企業が抱える課題と解決策

免許証・車検・保険などの有効期限管理で企業が抱える主な課題やリスクは以下の3点です。管理者の業務負担が増えることで更新漏れ、コンプライアンス違反などが発生しやすくなります。

ほかの業務にも支障をきたす可能性があるため、今後どのような問題が起こりうるかを事前に把握しましょう。

1つ目に挙げられる課題は、手作業や目視の管理による作業量の増加です。

例えば、表計算ソフトや紙ベースなどで免許証・車検・保険などの有効期限を管理していると、それに伴う申請書類の作成・授受・保管などの煩雑な作業が発生します。

管理者がドライバーの免許証期限や車検日を一般的な頻度である月次チェックで管理している場合でも、車両やドライバーの数が増えるにつれて作業量が膨大になり、チェックミスや更新漏れのリスクが高まります。

2つ目の課題は、車両情報や免許証、保険契約、リース契約など書類ごとに保管場所や管理方法が異なり、情報が分散してしまうことです。

リース期限をリース会社からのハガキで管理している場合など、情報が一元化されておらず都度確認する必要があるなど、管理業務の負荷が大きくなっている場合もあります。

また、保管場所に限らず車両を管理する部署や担当者も異なる場合、さらに情報が分散されてしまうことで、全体を管理・評価・分析する社員においては、各所への情報提供の依頼や取りまとめなどにより業務負荷が高まるという課題も発生してしまうでしょう。

3つ目の、期限切れによる法的リスクの増加も企業にとって大きな課題です。

免許証・車検・保険などの有効期限が切れた状態での運転は、道路交通法違反による罰金や罰則、保険会社・リース会社との契約違反による賠償責任問題に直結します。

例えば、ドライバーの免許証が期限切れの状態で運転すると、道路交通法第百十七条の二の二により、3年以下の懲役または50万円以下の罰金が科せられます。
（参考：道路交通法 | e-Gov 法令検索 ）

また、車検が切れた状態で運転すると、事故を起こした場合に保険が適用されないケースがあります。

繁忙期などでチェック漏れが発生すると期限切れに気づかずトラブルに発展し、結果的に企業の信用を損なう可能性があるため、管理を徹底して更新漏れを防ぐことが社員や企業を守るためには必要です。

前述した課題に対する解決策として、DNP社用車管理サービス(Bqey)を利用した免許証・車検・保険などの管理方法を紹介します。

Bqeyが持つ機能の中でも以下の3つを活用することで、管理業務の効率化や期限切れに伴う法的リスクの大幅な軽減が可能です。

コンプライアンス遵守を徹底し、顧客からの信頼獲得につなげるためのツールとして導入を検討してみてください。

Bqeyを導入すると、免許証や車検、保険、リース契約をひとつのプラットフォームで一元管理できます。

ある担当者が車検の満了日や保険期限日などを更新した場合、これらの情報はクラウド上でリアルタイムに反映されるため、管理者が保有車両の全体像を簡単に把握することが可能です。

社用車が50台以上あるような大規模な管理でも、期限切れ60日前、14日前、期限切れの条件で抽出する機能があり、月次チェックの負荷を軽減できます。部署や担当者、事業所の拠点が異なる場合でもBqeyがあれば、その管理権限に応じた範囲でひとつの管理画面に集約可能です。

Bqeyでは一元管理とペーパーレスを同時に達成し、管理者の業務負荷や更新漏れのリスクを大幅に軽減します。

Bqeyは、有効期限が切れる60日前、14日前、期限当日に、免許証の場合は本人と管理者に、車検・保険・リース期限は管理者のもとへリマインドメールを送信し、更新漏れを防ぎます。

以下のように対象車両の情報が一覧で送られてくるため、ひと目で確認できるのがメリットです。

▼リマインドメールのイメージ画像

通知機能を利用することで、対象者が繁忙であっても更新時期を的確に通知し、更新の必要性を伝えることができます。
なお、運転免許証の有効期限更新はドライバー本人によりアプリから更新ができるため、管理者の手を煩わせないこともポイントです。

万が一、免許証・車検・保険などの期限切れが生じた場合でも、Bqeyのデジタルキー機能によって車のドアロックが解錠されないように制限できます。

例えば運転免許証の有効期限が切れている場合は、スマートフォンの専用アプリに下記の画面が表示され、デジタルキーが作動しない仕組みになっています。

▼有効期限切れの際の表示画面

期限切れの免許証や車両に対するドア解錠の権限付与を制限することで、運転が物理的に不可能になり、法令違反をはじめとしたリスクを未然に防げます。

何台もの車両を保有している企業にとって、免許証・車検・保険の有効期限管理は企業や社員を守るための重要な業務です。しかし、手作業や目視による確認は担当者の負担増やチェックミス等により企業の信用失墜につながる危険性があるため、効率的かつ確実な管理をしなければなりません。

これらの課題を解決するために有効なツールがBqeyです。Bqeyは、有効期限管理をはじめとする車両利用・管理業務を一元化することで、業務時間の削減やコンプライアンス強化を実現します。

Bqeyは有効期限管理のほか、アルコールチェック義務化にも対応しています。車両管理に関するさまざまな問題に悩んでいる方は、ぜひ以下よりお気軽にお問合わせください。