社用車管理サービスの導入により働き方をアップデート!業務のDX化で、より厳密な検査運用と効率化を両立!

――株式会社ジェイアール東日本企画　高崎支社様の社用車の使用状況について教えていただきたいです。

増田様：
高崎支社には営業第一部、営業第二部、媒体部という3つの部署があり、現在の社員数は14名です。社員のほとんどは営業職で、親会社であるJR東日本、企業様、自治体様、代理店様など多くのクライアント様に支えられながら業務に取り組んでいます。

営業活動には車での移動が欠かせないため、社用車は日常的に使用されています。高崎支社に社用車は2台あり、14名の社員がその2台をやりくりして使っている状況です。私は管理者として、そして自らも営業活動をする者として、社用車の予約方法やアルコール検査の手順については以前から課題を感じていました。

――DNP社用車管理サービスを導入する前、社用車運用に関してどのような課題がありましたか？

増田様：
DNP社用車管理サービスの導入は2024年10月で、現在（2025年3月）導入して半年ほど経ちます。導入前は主に2つの問題点がありました。

まず、社用車の予約方法についてです。DNP社用車管理サービスの導入前は、事務所内のホワイトボードに手書きで社用車を予約していました。事務所にいないと予約状況がわからず、急に社用車が必要になった際は、事務所に電話して予約状況を確認する必要があったのです。

予定より社用車の使用時間が延びたとき、後の時間に他の社員が予約していることに気づかず、トラブルが発生することもありました。また、ホワイトボードのスペースには限りがあり、予約できるのは最大2週間先までという制約もありました。コロナ禍にテレワークを導入しましたが、この管理方法は相性が悪かったと思います。

さらに、私が最も課題に感じていたのが、アルコール検査の問題です。DNP社用車管理サービスの導入前は、上長が対面でアルコール検査を行うことで確実な検査実施を担保しており、上長が不在のときやオフィスに誰もいないときは、検査をしてくれる人を探すために多くの時間や手間を要していました。数字の読み間違いや検査を忘れてしまうなどのミスが起こる可能性を鑑みての運用でしたが、管理者としてこの問題を解決できる方法がないか常に模索していました。

――DNP社用車管理サービスの導入を考えたきっかけと導入時のエピソードを教えていただけますか？

増田様：
特に、アルコール検査は重要で、社員を信頼する一方でリスク管理も徹底する必要がありました。ただ、アルコール検査の手順をこれ以上煩雑にすると、さらに社員に負担がかかってしまう。「手間をかけずに、かつ確実に検査ができる」夢のような方法がないか、そのようなことを考えていました。

そんな折、2023年の秋ごろにDNP社用車管理サービスをご紹介いただきました。アプリで社用車の予約や運行記録を管理でき、アルコール検査に合格しないと車の運転を開始できないという仕組みは、まさに私たちが求めていたものでした。そのような経緯からサービスに興味を持ち、実際の導入に向けて動き出しました。

――導入時、DNPのサポートはいかがでしたか？

木村様：
今回、当社はもちろん、JR東日本グループにとってDNP社用車管理サービスの導入は初めてだったため、導入まで時間はかかりました。当グループは、社内に新しいサービスやシステムを導入する際、セキュリティ面を含めた厳しい審査基準をクリアする必要がありますが、DNPの担当者の方がしっかり伴走してくださったおかげで、安心して申請を進めることができました。

一方でそれだけ厳格な審査を経ているため、セキュリティ面でも信頼できるシステムであるといえるのではないでしょうか。今後、当社の別の支社や支店などでDNP社用車管理サービスを導入する場合は、すでに当社の導入事例があるためスムーズに導入が進むかと思います。

この審査過程を経てでも、DNP社用車管理サービスを導入したいという強い気持ちが私たちにありましたし、DNPの担当者の方の伴走があったからこそ導入できたと思っています。

――DNP社用車管理サービスを導入して当初感じていた課題は解決できましたでしょうか？

増田様：
DNP社用車管理サービスの導入により、当初感じていた課題の2つは解決しました。まず、社用車の予約方法についてです。以前は事務所内のホワイトボードに手書きで予約管理をしていましたが、今は社員の社用携帯で予約状況を確認できるようになりました。社用車の予約状況を確認するためにオフィスに行ったり、電話で確認したりする必要がなくなり、社用車の予約や確認がスムーズにできるようになったのです。

さらに、アルコール検査を確実かつ効率的に行えるようになりました。これまでは対面でアルコール検査をしていましたが、今ではアルコール検査を未実施、またはNGである場合にはドアの解錠ができず運転が開始できない仕組みになったことから、対面に準ずる確認として、通話により声の調子を確認するとともにアルコール検知器による検査結果を報告することで直行直帰ができるようになりました。

これまで社員は対面の検査をするためにかなりの時間や労力をかけていたので、その負担が減ったことは本当に大きいです。そして、検査に通過しないと運転が開始できない仕組みは、私の安心材料のひとつとなっています。

また、新しいサービスの導入には不安なこともありましたが、故障やトラブルはまったくなく、DNPの担当者の方がきめ細やかに対応をしてくれるので安心してサービスを活用できています。

――その他、効果があったことなど教えていただけますでしょうか？

木村様：
サービスの導入以前には当たり前だと思っていた業務に、実は課題が内在していたということに気づきました。サービスの導入により、鍵や運行台帳の管理をする必要がなくなり、社員の移動時間も削減できたのです。

高崎支社は、事務所と駐車場が徒歩5分ほど離れた場所にあります。駐車場はJR高崎駅の近くにあり、事務所は高崎駅から徒歩5分の場所にあるため、社用車を使用するたびに、事務所で鍵と運行台帳を受け取り、使用後は事務所に返却する必要がありました。

この作業は当たり前のものとして行われていましたが、DNP社用車管理サービス導入後、駐車場と事務所を往復する必要がなくなり、その手間が大幅に削減されたことに気づきました。導入したことで社用車の鍵と運行台帳の受け渡しも不要になったからです。高崎駅に到着したらそのまま駐車場へ向かい、社用車の使用後は直帰することも可能になりましたので、サービス導入後は直行直帰の社員が増えたと感じています。

特に休日出勤時は、オフィスビルの入り口が通常と異なり遠回りになるため不便でしたが、導入により移動の手間がなくなり、業務の効率がさらに向上しました。これは、導入後に初めて実感した大きなメリットのひとつです。

さらに、運行記録台帳はすべて紙で管理していたため、保管作業に手間がかかり、保管する場所の確保も必要でした。さらに過去の記録を確認する際は探すのに時間がかかっていました。しかし、サービス導入により運行記録がデジタル化され、保管スペースの問題が解消された上、検索も簡単になりました。結果的に、業務のDX化も進んでいたのです。

導入後に「実は課題だったこと」に気づく機会があり、私たちにとって大きな発見でした。こうした課題は、他の企業様にも同様に存在しているかもしれません。

――今後、DNP社用車管理サービスをどのように活用していきたいですか？

増田様：
DNP社用車管理サービスの導入により、当初感じていた課題を解決できた上、気がついていなかった課題も見つけることができました。当社の他の支社や支店にも、同じような課題を抱えている場合があるかと思います。

「ホワイトボードでの社用車予約管理」「対面でのアルコール検査」「鍵や運行記録台帳の管理」など、以前は当たり前の業務プロセスでしたが、導入によりこれらの業務改善ができました。当たり前の業務であっても先入観を取り払い、別の視点で業務効率を見直すことは大切ですね。

DNP社用車管理サービスは「生産性の向上」や「コンプライアンス」などを重視する現代の働き方を実現できるとても理にかなったサービスだと思っております。活用を続けていくとともに、当社の別支社や支店にも薦めていきたいと思っています。