社用車に関する管理情報をシステムで一元化！アルコール検査の報告・管理の負担も軽減！

まずは、ガーデン様の社用車管理について教えていただけますか？

内山様：
当社では、社用車4台と社員の私有車10台前後の走行記録を管理しています。
本社に出勤する社員は社用車を使っており、複数店舗を管理・運営するエリアマネージャーは出勤することがほとんどないため私有車を使っています。社用車・私有車ともに管理にかなりの手間がかかっており、効率化できる方法を探していました。

当社の「DNP社用車管理サービス」を導入する前、社用車管理にどのような課題があったのでしょうか？

内山様：
導入前、当社には大きく2つの課題がありました。

1.社用車の予約・運行記録・アルコール検査結果などを別々に管理しており、手間がかかっていた
2.私有車の管理がスムーズにいかず、アルコール検査の報告もなかなか定着しなかった

ひとつ目の課題は、社用車の予約・運行記録・アルコール検査結果などを別々に管理しており、手間がかかっていたことです。社用車の予約は社内のグループウェア、運行記録は紙ベースで管理していたため、社用車にまつわる情報がさまざまなところに散在しており、管理が煩雑になっていました。情報の管理方法やツールを一元化し、効率化したいと考えていました。

運行記録の管理はどのような運用だったのでしょうか？

内山様：
社用車の予約者が鍵を受け取りに来たとき、アルコール検知器と一緒に日常点検表や運行記録をまとめたファイルを渡し、使い終わったらまた返してもらうルールでした。点検表には乗車前後でのチェック事項があったのですが、利用後に点検表を提出してもらう仕組みだったため、乗車前にもチェックしているかを把握する方法がありませんでした。

社用車を利用する際のアルコールチェックは、どのようにおこなっていたのでしょうか？

内山様：
アルコール検査は「社用車を貸し出すとき」「戻ってきたとき」の2回実施し、検査結果を目視で確認していました。法令遵守を徹底するためにも、この検査結果を第三者に担保してもらえる仕組みを探していたのです。

2つ目の課題は、私有車の走行記録の管理に手間がかかっていたことに加え、アルコール検査報告の負担が大きかったことです。社員個人の私有車を利用するケースでは、走行距離を計算して後日ガソリン代を精算する運用でした。この精算手続きにとても手間がかかっていたのです。

精算手続きに必要な私有車の「運転日報」を、車の利用者は「パソコンでエクセルに入力し、印刷して一カ月ごとにまとめて提出する」、管理者は「走行記録を確認し、記入漏れ・提出遅れがあれば確認作業や提出の催促をおこなう」という方法だったため、負担が大きい状況でした。

私有車を利用する際のアルコールチェックは、どのようにおこなっていたのでしょうか？

内山様：
私有車を使う社員は、基本的に本社に出社せず直行直帰です。アルコール検査の実施を直接チェックできないため、テレビ電話で報告する決まりでした。しかし、テレビ電話での報告は、管理者にも利用者にも負担が大きいものでした。

「DNP社用車管理サービス」を知ったきっかけを教えてください。

内山様：
「DNP社用車管理サービス」は、2023年春頃の展示会で知りました。社用車管理・私有車の走行記録管理の効率化に加え、法令遵守の観点から「アルコール検査実施率100%」を重視しており、実現できる製品を探していたところ、DNPの方に声をかけていただいたのがきっかけです。

「DNP社用車管理サービス」は、車両予約とアルコールチェック両方の機能を備え、情報をクラウド上で一元管理できる点が魅力でした。

「DNP社用車管理サービス」を導入し、どのような効果を感じましたか？

内山様：
まず、社用車に関しては、情報の一元化による業務効率化を実現できました。
以前はグループウェア・紙・チャットツールなど社用車を管理しているツールがバラバラでしたが、現在は「DNP社用車管理サービス」に一元化できました。社用車の利用者・管理者ともに手間を削減でき、効率化を実現しています。

また、管理者にとっては社用車の管理方法が紙からクラウドに変わったことで、在宅勤務中に走行記録を確認できる点も大きなメリットです。紙ベースでの管理も不要になり、ペーパーレスの推進にも役立っています。
アルコール検査に関しても、検査の結果を第三者に担保してもらうことで、信頼性が向上すると感じました。

私有車管理に関しても効率化できましたか？

内山様：
私有車に関しても、クラウド上での管理を実現できたことで、本社に出社しない社員の私有車管理がスムーズになりました。私有車の利用状況やアルコール検査の実施状況など、すべてアプリ上でリアルタイムに把握できます。運行記録も紙での提出が不要になり、提出状況を確認する負担がなくなりました。

また、利用者側の手間も削減できています。運転日報をアプリから入力できるようになったため、わざわざパソコンを開いてエクセルに入力し、提出のために印刷する必要はありません。スマートフォンからも気軽に入力でき、負担を大幅に軽減できる見込みです。

アルコール検査の実施状況の把握についてはいかがでしょうか？

内山様：
システム上、運行記録にアルコール検査結果を入力しないと提出できない仕組みになりました。この仕組みによって、アルコール検査結果の記入漏れを確実に防げるようになった点は大きな改善だといえます。
アルコール検査は元々おこなっていましたが、システム管理で信頼性を担保できる上、社員の法令遵守の意識向上にもつながると考えています。

今後「DNP社用車管理サービス」をどのように活用していきたいですか？

内山様：
実際にDNP社用車管理サービスを導入してみて、管理者側だけではなく利用者側も効率的システムだと実感しました。今後は利用状況を確認しながら、より効率的で管理者・利用者ともに負担の少ない管理方法を検討していきたいです。