申請・申込手続きの電子化を支援するクラウドサービス
DNPデジタル帳票配信・受信サービス
帳票類への記入時にタブレット端末を活用し、帳票作成からデータ保管までを電子化するクラウドサービスです。帳票業務に求められる機能を標準実装し、業務効率化・コスト削減を実現します。
「DNPデジタル帳票配信・受信サービス」とは
タブレット端末上に表示された申請書・申込書など、帳票のPDFファイルに手書き入力できます。
入力した文字の電子(テキストデータ)化により、申請・申込手続きの業務効率化・電子化を支援するクラウドサービスです。
DNPデジタル帳票配信・受信サービスのご紹介動画(視聴時間:約2分35秒)
サービスの全体像
DNPデジタル帳票配信・受信サービスは、3つの要素から成り立ちます。
・帳票用クライアントアプリ
・管理機能
・外部連携インターフェイス
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帳票用クライアントアプリ
帳票用クライアントアプリでは、マスタ情報から必要な項目をプリセットして表示し記入が可能となります。
タブレット端末からだけでなく、PCからの入力にも対応可能となります。またWebブラウザ版もご用意しております。
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管理機能
管理機能では、主にユーザー情報と帳票情報の管理を行います。
管理者権限を用いることで、自由に各種設定をすることができます。
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外部連携インターフェイス
外部連携インターフェイスでは、ユーザー情報や取得情報の送受信のほか、タイムスタンプやGPS(位置情報)の取得など、外部サービスとの連携も可能です。
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入力インターフェイス例
- 手書き入力
氏名などの文字入力は、幅広い年齢層で抵抗のない手書き入力に対応しています。
- キーパッド入力
生年月日、電話番号など、数字のみの入力は、キーパッドから入力できます。
帳票インターフェイス例
- 既存帳票活用
既存帳票を活用したフォームスタイルでの入力が可能となり、開発コストや教育コストが抑えられます。
- Webフォーム形式
記載内容が多くても入力内容が分かりやすい、縦長のフォームスタイルを採用できます。
特長
- タブレット入力で完結し、電子化を実現
-紙の運用時に発生していた製造・郵送・保管・パンチ入力コストの削減を実現 - 「手書き」、「テンキー」入力など多彩な入力手段
-顧客の属性・年齢層を問わず容易に使用可能 - 紙のデザインデータをもとにフォーム作成可能
-紙帳票の運用フローをそのまま活用可能 - 紙面PDFデータ・入力データを共にアウトプット可能
-長期保管、リアルタイム集計の双方を実現 - 帳票作成の内製化により全帳票を電子化
-帳票作成ツールで帳票作成の内製化により、多種多様な帳票の電子化を実現 - 大手金融機関で導入実績のある株式会社スカイコムの「SkyPDF®」を搭載
メリット
- 電子化によるコストダウン(紙媒体の製造費・保管費、キーパンチ入力費)
- 記入不備の削減による業務効率化
- 帳票記入の簡略化による顧客満足度向上・従業員負荷低減
活用シーン
- 店頭・対面での申請・申込業務支援
- 従業員管理帳票などの社内申請業務支援
導入事例
■金融A社
【課題】
・店舗の窓口にて住所変更届や受領書への記入などの諸届の紙帳票業務を行っていた。
・バックオフィスにて、記入された帳票の確認や管理を行っていた。
・帳票は約300種類あり、管理や更新作業が煩雑だった。
・法改正や微修正のため、その都度、改版(印刷)が必要であった。
【解決方法】
・諸届帳票を帳票作成ツールにて電子帳票にすることで、デジタル帳票制作の内製化を行った。
・本人確認用に、高セキュリティカメラ機能との連携を実現した。
・帳票データとカメラからの画像を基幹システムへと連携し、審査業務を効率的に進められるようになった。
■保険B社
【課題】
・生命保険の新規申込を紙帳票で行っていた。
・帳票の記入ミスが多く、帳票受領後の訂正作業が煩雑であった。
・帳票の記入内容が難解なため、担当者が各項目をひとつずつ見直していた。
【解決方法】
・紙帳票のレイアウトをタブレット入力に対応しやすいものに修正し、デジタル化を行った。
・記入が必要な項目をナビゲーション機能で明示し、担当者の項目見直し作業を削減した。
・記入不備や記入漏れがあればアラートを出して訂正してもらい、データ受領後の訂正作業を削減した。
■メーカーC社
【課題】
・注文帳票をFAXや電話で受領していたが、受注登録漏れが頻発していた。
・取り扱う製品数も多く、頻繁に内容が更新されるため、帳票フォーマットの統一もできなかった。
・製品へのカスタマイズ指示(名入れなど)にも対応しなければならなかった。
【解決】
・顧客のPCから非対面での注文を可能としたため、電話やFAXでの対応回数が減少した。
・人による受発注の転記作業が削減され、受注登録漏れがなくなった。
・注文書50種類を、帳票作成ツールを活用してデジタル帳票制作を行った。
・今後発生する帳票の変更や種類の追加についても、帳票制作ツールで社内対応する予定。
■百貨店D社
【課題】
・商品配送伝票への記載に際し、前回内容を流用できなかった。
【解決方法】
・前回注文データに連携して、記入の簡素化が可能となった。
・来店客用の伝票をもとに、配送会社用の配送伝票も自動作成(複製)できるようになった。
■メーカー販社E社
【課題】
・顧客先にて契約書類を記入。担当者が帰社後にシステム登録していたため、入力時間が掛かった。
・記入不備や記入漏れが多く、顧客先に戻って記入し直してもらうこともあった。
【解決方法】
・入力段階から電子化することで、記入不備と入力時間を削減した。
・既存帳票からデジタル帳票を作成し、紙帳票と同じレイアウトとしたため、導入教育も不要で抵抗なくタブレット入力に移行できた。
・契約の真正性確保のため、帳票記入時のタイムスタンプやGPS(位置情報)を取得する機能を実装した。
■保険F社
【課題】
・生活者がアンケート記入後、担当者がその場で集計業務を行って時間が掛かっていた。
・地域によってアンケート帳票が異なるため、費用の掛かる電子化をあきらめていた。
【解決方法】
・電子化により、集計業務の負荷を大幅に削減した。
・複数の帳票対応も、帳票作成ツールで作成費用と期間を圧縮できた。
■卸売会社G社
【課題】
・電話やFaxで注文を受け付け。注文書も顧客ごとに異なるフォーマットで、本社への注文登録作業
が煩雑だった。
・電話の場合、受注情報をメモに記入、その後、注文書に転記してFAXで本社に送付していたが、メモ
を紛失することもあった。
・商品の入れ替えが頻繁にあり、商品マスタも整備できなかった。
【解決方法】
・本社向けの注文書を電子化。1ページ目に注文書、2ページ目に白紙を用意し、電話が掛かって
きた際は2ページ目をメモとして、後で1ページ目の帳票に転記することで、メモ紛失を防いだ。
・本社では、統一フォーマットで注文を受けるようになり、ミスが減った。
・商品マスタを整備することなく、業務負荷を削減できた。
FAQ
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1.Q. どの形式のファイルが電子帳票になりますか?
A. 最終的にPDFにしていただければ、ExcelやPowerPoint、紙帳票のスキャンでも対応できます。 -
2.Q. 利用可能なOSは何ですか?
A. Windows、iOS、Androidになります。いずれも、最新のバージョンを含め3世代前までのサポートとなります。 -
3.Q. 記入した情報を当社システムに連携することは可能ですか?
A. はい、システム連携実績がございますので、現状のシステム仕様を確認させていただき、連携方法をご提案いたします。 -
4.Q. 専用のペンは必要ですか?
A. タブレット端末に付属のペンで記入いただけます。 -
5.Q. Webフォームとの違いは何ですか?
A. 自署を本人確認とされる場合、入力データをPDFに直接保管するため改ざん余地がなく、セキュリティ面でWebフォームより有効です。 -
6.Q. デジタル帳票が簡単に作成できるか確認したいです。
A. 現在ご利用している帳票を電子化するPoC(実証実験)のご提案ができますので、お問合わせフォームより、ご連絡ください。 -
7.Q. 同時利用者が多く、端末をそろえられません。
A. Webフォーム版のご用意がありますのでPCで利用いただけます。 -
8.Q. 端末は販売していますか?
A. ご自身で端末環境は整えていただく必要がございます。 -
9.Q. 記入した帳票の控えをその場で出したいです。
A. 追加開発で対応可能です。QRコードをつけて出力することも可能です。 -
10.Q. 入力方式は既存帳票を活用する方式とWebフォーム型の違いは何でしょうか?
A. 帳票数が多い場合は、貴社にて既存帳票のレイアウトのまま帳票作成ツールを使って電子帳票を作成することが可能なため、早く安く電子化の効果を得ることができます。
記入のしやすさを重視する場合は、UIの見直しをWebフォーム型のデザインで行い、書きやすい帳票レイアウトに変更できます。 -
11.Q. 価格を教えてください。
A. 別途、お問合わせフォームより、ご連絡ください。