株式会社テクノ菱和様

DNP社用車管理サービス(Bqey)を活用し、車両月報の紙管理から解放！　システム化により、アルコールチェックの信頼性向上も！

空調衛生設備工事と電気設備工事をメインに手がける株式会社テクノ菱和様。多くの社用車を保有しており、毎月発生する大量の車両月報の管理と、アルコール検査結果の信頼性担保に課題を感じていました。同社は、法改正により飲酒検査時のアルコール検知器の使用が義務化されたことを機に、社用車管理のシステム化を検討。「DNP社用車管理サービス(Bqey)<ビーキー>」の導入を決めました。今回は同社名古屋支店管理部管理課加藤千加良様に、サービス導入の決め手や、導入後の効果などについて詳しくお話を伺います。（本記事は2024年2月に取材した内容をもとに構成しています。記事内のデータや組織名、役職などは取材時のものです。）

社用車利用に関する書類を紙で管理することに、かなりの手間がかかっていた

「DNP社用車管理サービス」を導入する前はどのような課題がありましたか？

加藤様：
導入前、当社には大きく2つの課題がありました。

1.社用車の管理を紙ベースで実施しており、管理に手間がかかっていた
2.アルコール検査結果の信頼性を担保できていなかった

1つ目の課題は、社用車の管理を紙ベースで実施しており、管理に手間がかかっていたことです。
まず、管理する紙の枚数が膨大なため、管理作業に多くのリソースを割いていました。
当社は社用車の利用を「車両月報」で管理しています。名古屋支店だけで120台の社用車があり、150名もの社員が利用していたため、該当する社員全員から車両月報が提出されているかのチェックだけでも大変な労力が必要でした。

車両月報を、管轄の支店や営業所からは郵送で提出してもらっていたので、月をまたいでの処理が発生する手間もありました。
紙で提出される車両月報をパソコンへ入力する作業も必要でした。入力漏れや入力ミスが発生する可能性もあり、不安な気持ちで作業をおこなっていました。
加えて、年に2,000枚近くの月報が提出されるため、車両月報を保管する物理的なスペースの確保が必要です。このように、車両月報を紙で管理していることで、さまざまな課題が発生していました。

時間のかかる手作業が多かったのですね。

加藤様：
おっしゃるとおりです。さまざまなリスク低減や改善への取り組みが求められるISO14001の遵守義務を果たすにあたり車両月報も重要な書類のひとつだったため、ミスがないよう気を張って作業をおこなっていました。

2つ目の課題は、アルコール検査結果の信頼性を担保できていなかったことです。
アルコール検査は以前からおこなっていましたが、「確かに検査を実施している」という事実を客観的に証明することで、信頼性を担保したいと考えていました。

アルコール検知器の使用義務化が決定し、社用車管理システム導入を検討

社用車管理システムの導入を考えたきっかけを教えていただけますか？

加藤様：
2023年12月の道路交通法の改正によって、アルコール検知器使用の義務化規定が追加されたことがきっかけです。検知器の使用だけでなく、検査結果の保存も義務化されたため、システムを利用することで検査結果の信頼性を高めたいと考えました。

システムを利用することにより、改めてコンプライアンスに対する社員の意識を向上させたいという目的もありました。さらに、社用車管理の際の紙書類にまつわる、さまざまな手間から解放されたいという気持ちも、システム導入を検討した要因の一つです。

DNPの手厚いサポートが決め手となり「DNP社用車管理サービス」を導入

「DNP社用車管理サービス」を選んだ決め手を教えていただけますか？

加藤様：
一番の決め手は、DNPのサポートが手厚く、安心して導入できると感じた点です。

DNPに社員向けの説明会を実施していただいたので「ちゃんと使えるだろうか」という導入時の不安が解消できました。また、システムの資料も当社に合わせたものを用意してくれたため、とてもわかりやすかったです。わからないことがあっても、DNPに尋ねやすい体制や雰囲気があったことも助かりました。
導入時の説明が十分だったため、導入後も、社用車を使う社員から管理部へ使い方の問合わせが来ることはほとんどありませんでした。

サポートの手厚さで導入時の不安を解消できた点が大きな決め手だったのですね。

加藤様：
加えて、DNPという大きな企業が提供しているサービスだという点も、安心感があります。
まずは社用車20台でシステムを導入し、実際に利用した社員の声を聞いたところ、高評価だったため台数を追加していきました。少ない台数から試せたので低リスクで安心でした。

車両月報にかかる紙管理の手間から解放された

実際にシステムを導入して、どんな効果を感じましたか？

加藤様：
DNP社用車管理サービスを導入して感じた効果が2つあります。

1.車両月報の管理から解放された
2.アルコール検査結果の信頼性を担保できるようになった

1つ目に感じた効果は、車両月報の管理から解放されたことです。
DNP社用車管理サービスは、社員が検査を実施すると自動でシステムに反映されるため、紙の車両月報が必要ありません。その結果、月末の恒例業務になっていた提出状況のチェックや未提出者への催促、エクセルの管理台帳への転記といった、管理にかかる手間がなくなりました。転記ミスや転記漏れの心配も無用です。

管轄の支店や営業所から郵送してもらう必要もないため、処理が月をまたぐこともなくなりました。
また、車両月報を紙で管理しなくなったことで、保管のための物理的なスペースも不要になりました。車両月報はDNP社用車管理サービスのシステムからCSV形式でダウンロードできるようになったので、今はそのデータを保管するだけです。

2つ目に感じた効果は、アルコール検査結果の信頼性を担保できるようになったことです。
スマートフォンとアルコールチェッカーで検査をおこない、結果はシステムに自動反映されるため、正確なデータを取得できるようになりました。

アルコール検査チェッカーで呼気検査をおこなうと、スマートフォンで結果を確認できる

DNP社用車管理サービスは操作が簡単なので、社員から不満の声が上がることがほぼありませんでした。当社には幅広い年齢層の社員がいますが、誰でも簡単に使いこなせています。
加えて、このアルコールチェック作業により、社員のコンプライアンス遵守意識が高まったと感じます。アルコールの検査状況を可視化できる点も大きなメリットです。

導入してから、何か困った点などはありましたか？

機器が故障してしまったことがあったのですが、すぐに代替機を送っていただいたので、次に使用するときには間に合いました。設置車両を切り替えるときも、メールで連絡するとすぐに応じてくれましたし、困りごとがあってもスピーディに対応していただけるので、トラブルなどは発生していません。

今後もDNP社用車管理サービスを活用していきたい

今後、DNP社用車管理サービスをどのように活用していきたいかお聞かせいただけますか？

DNPのさまざまなフォローやサポートのおかげで、特に不満もなくサービスを利用できています。DNP社用車管理サービスにより可視化されたデータもあるので、今後新たな活用方法を考えていきたいですね。
例えば、車両の稼働状況がわかるようになったので、車両配置の最適化に活用するなど、コスト削減や業務効率化などにも利用していきたいです。